Penulisan surat adalah satu bentuk komunikasi. Pikiran, perasaan, pendapat dan niat ditulis dengan jelas supaya pembaca memahami sepenuhnya apa sebenarnya yang ingin anda katakan. Surat peribadi lebih umum dan tidak rasmi. Tetapi surat perniagaan lebih formal dan mesti mematuhi peraturan, format dan sekatan tertentu.
Jika anda seorang ahli perniagaan atau pemilik perniagaan, adalah penting untuk mencipta surat perniagaan yang berkesan dalam berurusan dengan klien atau kepada pekerja lain. Surat perniagaan yang baik akan memberi kesan yang besar terhadap kejayaan urusan perniagaan anda dan memberikan kesan yang baik kepada pelanggan anda.
Langkah paling asas dalam penulisan formal adalah membuat surat yang berkesan untuk menimbulkan rasa profesionalisme. Untuk mencapai matlamat ini, anda mesti menggunakan perkataan yang betul dan hormat. Seboleh-bolehnya jangan tulis secara slang dan elakkan menggunakan singkatan. Sentiasa mengekalkan pembinaan tatabahasa yang sangat baik dan tidak menggunakan ayat lanjutan.
Tepat dan mudah dengan surat anda sebanyak mungkin. Ia juga penting untuk mempunyai pengetahuan yang mencukupi mengenai perkara yang anda cuba tulis untuk menjadi berkesan dan jelas dalam menyampaikan mesej anda. Ingat bahawa tanggapan pertama adalah penting dan tidak ada peluang kedua sehingga membuatnya paling banyak apabila menulis surat perniagaan anda.
Ia juga penting untuk surat perniagaan untuk kelihatan kemas. Sekiranya boleh menggunakan komputer atau mesin taip dalam membuat surat. Walau bagaimanapun, jika anda tidak mempunyai akses kepada mana-mana alat ini, anda boleh menulis tangan tetapi pastikan anda menulis dengan kemas. Sebagai peringatan, jangan gunakan warna atau kertas dengan reka bentuk dengan surat perniagaan anda kerana ia akan kelihatan tidak rasmi dan tidak perlu. Gunakan kertas putih biasa untuk memastikan surat anda tetap kemas dan mudah apa yang penting ialah isi surat itu.
Satu lagi faktor penting dalam mencipta surat perniagaan yang baik ialah mengetahui nama sebenar orang yang akan anda alamat surat tersebut. Cadangan ini sangat penting terutamanya apabila anda akan membahasnya kepada eksekutif atau pegawai tinggi dalam syarikat. Sekiranya anda tidak mengetahui nama itu, anda mesti berusaha mencari tahu dengan menghubungi syarikat dan meminta sesiapa sahaja yang boleh memberikan apa yang anda perlu tahu. Menulis nama sebenar orang dalam surat anda akan memberi kesan positif kepada pembaca anda. Menangani surat dengan "Kepada siapa yang berkenaan" atau "Dear Sir / Ma'am" dan cara lain harus dielakkan.
Akhirnya, perkara yang paling penting untuk dipertimbangkan sebelum menghantar surat perniagaan anda atau sebarang surat-menyurat adalah untuk membuat kebiasaan melakukan pemeriksaan ejaan dan tatabahasa. Setelah itu, bacalah seluruh surat dengan teliti dan cari homonym dan lakukan pengeditan yang diperlukan. Dalam kebanyakan kes, apabila membaca surat anda banyak membantu kerana anda kemungkinan besar akan melihat sebarang kesalahan yang memerlukan pengeditan. Anda juga mesti memastikan untuk menggantikan sebarang ayat yang tidak betul atau apa-apa yang berbunyi janggal apabila dibaca.
Dari segi gaya secara bertulis, semuanya bergantung pada keutamaan peribadi anda. Tiada peraturan dari segi gaya. Apa yang penting ialah anda harus melakukan yang terbaik untuk mengintegrasikan tips ini dalam tulisan anda sama ada untuk kegunaan peribadi atau perniagaan. Dengan berbuat demikian, anda pasti akan meningkatkan kemahiran menulis anda dan akan melihat hasil yang lebih baik
No comments:
Post a Comment